9 dicas para fazer gestão de fornecedores eficiente

Uma gestão de fornecedores eficiente é fundamental para o produtor ganhar vantagem competitiva no mercado. Por meio das melhores práticas, é possível adquirir insumos de alta qualidade a custos mais baixos. Ao pensar de forma estratégica, o impacto nos negócios é muito positivo e pode garantir maiores lucros com a safra.

Esse bom gerenciamento acolhe as diversas etapas do relacionamento com o fornecedor, desde o planejamento das compras até a análise de indicadores que possam avaliar o desempenho dessa parceria.

Pensando em você, agricultor, vamos compartilhar 9 dicas de como gerenciar a relação com fornecedores a fim de garantir os melhores resultados. Confira!

1. Planeje a parceria

Antes de estabelecer qualquer parceria, é importante que você olhe para as necessidades do seu negócio. Quais são os insumos e equipamentos necessários para as operações em sua propriedade? Podemos listar aqui fertilizantes, defensivos, sementes e maquinários, como tratores e pulverizadores. Eles podem ser categorizados como:

biológicos: sementes, mudas, esterco, fertilizantes orgânicos;
mecânicos: colheitadeiras e implementos agrícolas, por exemplo;
minerais ou químicos: calcário, micronutrientes, defensivos e outros fertilizantes químicos.

Essa clareza vai ajudar a definir quais tipos de fornecedores serão necessários. Além disso, o planejamento é a etapa em que se definem também as metas e os objetivos para cada aquisição. Ao fazer isso, você consegue garantir que os recursos serão mais bem empregados, com um menor impacto nos custos e um baixo risco à saúde financeira do negócio.

2. Organize seus processos

Após definir objetivos bem claros, é necessário criar processos de compra, o que inclui delegar responsabilidades, estabelecer prazos por meio de cronogramas com base no calendário agrícola e controlar seu estoque. Além disso, não se esqueça de pensar no gerenciamento dos contratos e em como será feita a comunicação com os fornecedores.

3. Avalie as condições

Avaliar algumas condições referentes ao pagamento e à entrega é indispensável, uma vez que perder o momento certo para realizar operações específicas da produção, como pulverização e adubação, pode impactar os resultados da safra.

Por isso, não deixe de avaliar os prazos de entrega apresentados pelo fornecedor. Será que eles são compatíveis com as necessidades da sua propriedade? Ao realizar trocas ou comprar insumos que faltaram, você conseguiria receber em tempo hábil? Além disso, busque a opinião de outros clientes para descobrir se o parceiro em potencial costuma cumprir os prazos estipulados.

Não deixe também de avaliar a política de trocas e pagamentos. Por exemplo, você tem o direito de efetuar a troca de produtos com defeito no prazo de sete dias corridos, e isso precisa estar especificado no contrato. Portanto, leia o documento com atenção.

Vale ressaltar também que ter à disposição diferentes formas de pagamento é uma vantagem. E não se esqueça da possibilidade de ganhar descontos em compras à vista.

4. Construa uma relação de parceria

Seus fornecedores devem ser parceiros do seu negócio. Afinal, virão deles os insumos e produtos que vão movimentar sua propriedade e ajudá-lo a alcançar bons resultados. Por isso, ambas as partes precisam se beneficiar nessa relação. Então, mantenha uma atitude colaborativa, o que envolve ceder em alguns aspectos da negociação. Aliás, seu fornecedor também deseja o sucesso do seu trabalho, não é verdade?

5. Monitore o custo-benefício

O mercado pode variar bastante em termos de preços. Por isso, a sua gestão de fornecedores deve avaliar se os valores apresentados pelo seu parceiro são condizentes com o que é praticado por outras empresas. De forma geral, quanto maior for o custo dos seus insumos e equipamentos, menor será a sua lucratividade.

Porém, esse não deve ser o único aspecto a ser levado em conta. É preciso equilibrar custo, qualidade e vantagens. Afinal, produtos inadequados, com atributos de pouco valor, podem impactar negativamente a eficiência das operações, como ocorre na aplicação de defensivos.

6. Considere a sazonalidade

Sabemos que a sazonalidade da produção agrícola causa um grande impacto na comercialização de insumos. Assim, alguns produtos serão necessários apenas em um período específico. Por outro lado, fique atento a matérias-primas que talvez não possam ser entregues durante todo o ano. Informe-se também sobre a possibilidade de comprar em épocas em que os produtos tenham um preço mais vantajoso.

7. Compartilhe informações

Toda parceria demanda uma abertura nos canais de comunicação e um livre fluxo de informações entre as partes. Isso não quer dizer que informações sensíveis do seu negócio precisam ser compartilhadas. Até por isso, é necessário que haja todo um processo de segurança, confidencialidade e confiança nas operações.

No entanto, ao compartilhar informações sobre as características da sua lavoura, níveis de estoque e planejamento da safra, seus fornecedores poderão trazer ideias e soluções inovadoras para otimizar seus resultados no campo.

8. Monitore os indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho traduzem em números a eficiência do serviço prestado pelo seu fornecedor. Por meio deles, você consegue acompanhar os resultados das operações e detectar falhas antes que prejudiquem sua produção.

Muitos dos indicadores que você vai usar relacionam-se com aspectos abordados nas dicas mencionadas aqui, tais como:

custos;
qualidade do produto;
número de atrasos e/ou indisponibilidades;
inconformidades (produtos vencidos ou com defeitos).

Avalie os resultados e converse com seus fornecedores para encontrar maneiras de elevar esses indicadores. Caso não tenha sucesso, pode ser o momento de buscar novos parceiros.

9. Analise os riscos na gestão de fornecedores

Qualquer relação de negócios oferece riscos. Uma vez que o seu fornecedor provê insumos indispensáveis para as suas operações agrícolas, é importante que você levante possíveis problemas e necessidades urgentes que talvez não possam ser atendidas de imediato.

Por exemplo, pode ser que você faça um pedido maior do que o previsto, e o fornecedor talvez não tenha condições de entregar tudo. Por isso, sempre tenha planos de contingência, ou seja, saiba como contornar a situação. Pode ser que o fornecimento possa ser feito em remessas, evitando que as operações parem por completo. Ou pode ser que outros fornecedores tenham mais condições de suprir essa carência.

A boa gestão de fornecedores pode ser decisiva para o seu negócio. Uma relação de parceria saudável contribui para o sucesso de ambos os lados. Mas isso parte de um bom planejamento, de processos bem definidos e da troca de informações exatas e transparentes.

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