Administração de estoque e armazenagem: saiba como fazer!
administração de estoque e armazenagem

Como fazer a gestão de estoque na agricultura?

A gestão de estoque na agricultura é uma tarefa fundamental, sobretudo em razão das diversas atividades e produtos que o produtor rural gerencia, como a manutenção de equipamentos, a compra de insumos, sementes e defensivos e a venda de frutas, grãos e outros vegetais.

Sem uma gestão eficiente, o resultado natural é o desperdício e o aumento dos custos operacionais. Por isso, trouxemos neste post as práticas mais comuns que têm facilitado a organização de estoques no setor agrícola. Leia e aprimore ainda mais a sua administração!

Qual é a diferença entre estoque e armazenagem?

Embora por vezes sejam confundidos e até utilizados como sinônimos, os dois termos — estoque e armazenagem — definem realidades diferentes. Para conhecer a gestão de estoque na agricultura é preciso antes diferenciar esses dois conceitos.

Armazenagem

De modo geral, a armazenagem se refere à guarda de um produto pronto e acabado. No caso da agricultura, o termo é utilizado para designar, por exemplo, a guarda de grãos ou de frutos colhidos que constituiriam o produto, como milho ou soja armazenados em um silo.

Nesse sentido, os próprios frutos ou os grãos são comercializados como foram colhidos. Assim, saem inicialmente do ponto onde estão armazenados para o seu destino.

Com esse conceito, um armazém recebe produtos, faz a separação com base na adoção de um sistema de classificação, aloca nas prateleiras ou espaços e controla a sua saída comercial. Assim, a armazenagem é constituída por atividades essencialmente operacionais a fim de guardar um ou vários produtos até a sua comercialização.

Estoque

O estoque, por sua vez, é um termo empregado para se referir aos insumos ou à matéria-prima guardada para a sua utilização nos processos produtivos. Desse modo, o material estocado abastece a produção que dele faz uso para garantir o resultado da atividade.

No caso da agricultura, o estoque se refere aos fertilizantes e defensivos, assim como às sementes utilizadas para o plantio, entre outros. Nessa condição, as sementes, por exemplo, constituem insumos para a produção e, portanto, fala-se em estoque de sementes para o plantio, que é diferente da armazenagem de grãos no silo.

A gestão de estoque, no entanto, é uma atividade estratégica para o produtor. É por meio dela que são controlados todos os aspectos relacionados às atividades de produção, garantindo que não faltem insumos às diversas atividades agrícolas.

Dessa forma, operações como preparo do solo, semeadura ou controle de doenças e pragas, entre outras, são abastecidas por insumos controlados pela gestão de estoque. Desse modo, pode-se dizer que a administração de estoque antecede e acompanha a produção, enquanto a armazenagem opera com o resultado alcançado: os produtos agrícolas.

Por que fazer a gestão de estoque na agricultura?

A gestão de estoque ganhou nos últimos anos um papel estratégico nas empresas, e isso não exclui o agronegócio. Muitas organizações têm buscado manter um volume menor de produtos estocados a fim de conquistar uma vantagem competitiva maior no mercado.

Quando essa atividade é bem gerenciada, reduzem-se os riscos operacionais relacionados aos cuidados sanitários no armazenamento e ao transporte em todas as etapas do ciclo produtivo. Com um desperdício menor, os resultados diretos são produtos de maior qualidade e redução de custos.

Quando pensamos no que o estoque representa de valor para o empreendedor rural, fica fácil entender a importância de aprimorar a gestão. Nele, encontram-se armazenados sementes, defensivos (que demandam cuidados especiais de armazenagem), fertilizantes para o enriquecimento do solo, entre outros insumos essenciais para otimizar a produção.

Ainda há os componentes para montagem, peças sobressalentes, materiais administrativos e os mais diversos suprimentos. Por fim, ao final da produção, haverá a necessidade de transportar e estocar os produtos em si. Cada tipo de cultivo demandará cuidados específicos. Errar nessa tarefa significará desperdício de recursos empregados em todas as etapas anteriores do processo.

Vale lembrar que todos esses itens estocados podem representar mais de 46% dos ativos do empreendimento. Portanto, deixar de criar uma gestão de estoque na agricultura significa perda de vantagem competitiva e de qualidade do produto entregue ao consumidor final — e isso afeta a própria reputação do agricultor, é claro.

Existem ainda outros fatores que influenciam essa gestão, entre eles, as variações do clima, a disponibilidade de mão de obra, as condições biológicas da cultura, as condições químicas e físicas do solo e a própria sazonalidade da produção.

Tendo em vista todas essas variantes, como manter esse controle de estoque sempre eficiente? É sobre isso que vamos falar agora!

Como fazer uma boa gestão de estoque?

Então, vamos começar pelo que é mais básico. O primeiro passo é ter um lugar adequado para armazenar os produtos, que servirá como um almoxarifado. É importante que ele seja coberto, seguro e fechado.

Escolhido e preparado um local específico para essa finalidade, é preciso listar tudo o que será armazenado, relacionando os valores de cada item, a quantidade e as datas de validade. Todos esses dados são registrados em planilhas ou em programas de computador, conhecidos como softwares de gestão.

Toda a entrada e saída de produtos deve ser registrada, informando a quantidade, a data e para onde foi encaminhado. Com isso, as etapas do processo de estocagem geralmente obedecerão à seguinte sequência:

  • compra de insumos e demais produtos;
  • chegada dos itens;
  • conferência dos dados para registro de estrada;
  • estocagem propriamente dita;
  • requisição do produto por parte de funcionários ou setores;
  • saída do produto e o seu respectivo registro;
  • apropriação dos custos.

Com esses dados sempre atualizados e organizados, fica muito mais fácil estimar os custos de produção, evitar riscos relacionados a produtos vencidos e prevenir o desperdício. Por exemplo, o produtor rural terá o registro de quanto dura um determinado insumo e poderá programar a sua compra.

Desse modo, os custos de produção ficam mais previsíveis, e é possível programar a aquisição de forma que a propriedade funcione com relativa tranquilidade, com produtos suficientes em estoque.

Como aprimorar a gestão de estoque?

A gestão de estoque é uma atividade dinâmica e em constante evolução graças aos recursos disponibilizados pela tecnologia. Por sua vez, a própria experiência do produtor, bem como o seu relacionamento com os respectivos fornecedores vai indicando caminhos para o aprimoramento.

Assim, algumas iniciativas podem elevar a eficiência da gestão de estoque no campo, como mostramos abaixo.

Escolha um sistema de gestão adequado

A tecnologia, como referido antes, tem sido a grande aliada do produtor na condução dos negócios no campo. Na verdade, hoje já se caracteriza como um instrumento forte de competitividade no ambiente de produção rural, onde já operam componentes da agricultura 4.0 ou da agricultura de precisão.

Para esse fim, existem sistemas de gestão de estoque adequados às atividades do agronegócio e que constituem excelentes ferramentas para uma boa administração. Organizando as informações em planilhas e bancos de dados, os softwares facilitam a vida do produtor.

Os principais benefícios da utilização de um sistema de gestão de estoque podem ser assim resumidos:

  • redução nos erros de lançamento;
  • acesso a todos os dados;
  • facilidade de cálculos;
  • leitura imediata do inventário;
  • disponibilidade de dados para o planejamento;
  • controle dos custos de insumos na produção.

Dessa forma, por meio da sua utilização, fica muito fácil calcular os custos de produção, assim como o preço unitário do produto. Por sua vez, registrar e controlar entradas e saídas de insumos permite realizar o planejamento agrícola e corrigir desvios.

Mantenha o inventário sempre atualizado

Parece óbvio, mas sem um inventário permanentemente atualizado não se consegue precisão na administração de estoque. Os sistemas de gestão antes referidos constituem excelentes ferramentas para esse fim.

No entanto, quando se trata de estratégia de gestão, não se pode apenas ver o que o sistema diz, mas garantir que os dados estão sendo atualizados constantemente. Assim, uma atualização diária é recomendável, pois com isso não corre-se o risco de contar com um insumo e ele não estar disponível ou ter uma quantidade insuficiente.

De todo modo, a boa gestão de estoque precisa operar com níveis mínimos necessários. Nesse sentido, o inventário deverá ser o sinalizador dessa condição e, portanto, deve permanecer atualizado e com informações seguras.

Estoque em locais adequados

Os insumos agrícolas são essenciais para a produção e precisam estar em boas condições de uso. Por essa razão, não se deve descuidar da adequação do local onde estejam estocados, seja para facilidade de realização do inventário, seja para segurança da qualidade do produto.

Cada tipo de insumo tem as suas características próprias e necessidades de preservação. Assim, por exemplo, determinados fertilizantes absorvem umidade do ar com facilidade e podem se deteriorar.

Ao mesmo tempo, alguns produtos não podem ser colocados juntos, sendo preciso reservar um local próprio para cada um, com a necessária separação. É o que ocorre com determinados defensivos que devem estar separados de qualquer outro produto.

Outro aspecto que precisa ser considerado é o prazo de validade do material estocado. As técnicas de gestão de estoque devem acompanhar a vida útil ou o vencimento dos insumos.

Negocie o abastecimento com fornecedores

Para fazer uma gestão mais precisa, o ideal é manter o estoque o mais enxuto possível. Assim, a manutenção do inventário sempre atualizado, como visto, é essencial, de modo a não haver faltas nem excessos.

Nesses termos, a fim de conseguir uma boa gestão de estoque é indispensável negociar com os principais fornecedores. Iniciativas assim permitem acertar preços, prazos e formas de pagamento, entre outros aspectos relevantes que atendam ao produtor e ao fornecedor dos insumos necessários.

Para isso, pesquise os melhores fornecedores e prepare uma planilha comparativa. Considere principalmente as seguintes informações:

  • preço do produto;
  • localização;
  • custo do frete;
  • quantidades mínimas;
  • flexibilidade oferecida.

Dessa forma, uma boa comparação entre os fornecedores disponíveis indicará as melhores opções. Não se deve perder de vista que o foco é encontrar a melhor estratégia para manter o estoque em níveis mais baixos, sem riscos de falta.

Como fazer o armazenamento e escoamento da produção?

Quando o assunto é o armazenamento da produção, existem outros fatores que influenciam a gestão, sobretudo questões sanitárias e outras relativas ao escoamento dos itens no mercado. Por isso, o produtor rural pode decidir realizar o armazenamento privado e comercializá-lo diretamente com o mercado ou participar no programa de Formação de Estoques Públicos ou mais comumente chamado de Política de Garantia de Preços Mínimos (PGPM).

Essa iniciativa visa garantir uma renda mínima ao produtor rural, além de manter estoques que garantam a oferta de produtos e a regulação de preços no mercado. Para tal, o programa utiliza armazéns públicos e privados, sob responsabilidade da Conab (Companhia Nacional de Abastecimento).

Por meio dessa política pública, o produtor garante um preço mínimo para o repasse de produtos, mesmo antes da produção, protegendo-se contra as oscilações do mercado. Por outro lado, tudo é armazenado com segurança e eficiência, a fim de manter a qualidade e o volume de produtos inseridos no mercado na época certa.

Desse modo, grupos de agricultores familiares associados a cooperativas podem analisar a possibilidade de formar estoques públicos de determinado produto. Isso facilita a gestão de estoque do empreendimento, uma vez que garante o escoamento da produção por um valor previamente acordado.

Armazenamento privado é a solução?

Ao decidir implementar uma infraestrutura para armazenamento da produção na propriedade, o agricultor deve considerar alguns fatores importantes, como o tamanho da área de cultivo, o nível de produtividade, o tempo em que o produto precisa ficar armazenado, os tipos de produtos, a logística de escoamento ao longo do ano, as tecnologias disponíveis e a capacidade de adquirir novos recursos tecnológicos.

Assim, quanto ao nível de potencial técnico e de infraestrutura, o empreendimento pode ser categorizado em, pelo menos, um dos três grupos:

  • baixo desenvolvimento: produção armazenada em sacos ou espigas, sistema de secagem em secadores ou terreiros, tudo podendo ser construído com materiais acessíveis, com um custo bem menor, porém, a capacidade de armazenamento também é menor;
  • desenvolvimento mediano: armazéns a granel ou em sacos, com sistemas de controle de pragas (insetos e roedores), de secagem e de limpeza;
  • alto desenvolvimento: armazéns a granel com sistemas de controle de pragas, secagem e limpeza com tecnologias e ferramentas adicionais de suporte.

Em razão dos diversos investimentos demandados pela armazenagem local, nem sempre essa estratégia é viável para o produtor rural. Por isso, todos os fatores devem ser analisados com cuidado em conjunto com o planejamento contábil do negócio.

Com esses avanços na gestão de estoque na agricultura, percebemos uma profissionalização cada vez maior no setor. Isso torna-se necessário para que o produtor reduza o desperdício de produtos e insumos, ao mesmo tempo em que mantém a sua vantagem competitiva no mercado.

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